เทคนิคบริหารเวลาเพื่องานดี ชีวิตปัง

เทคนิคบริหารเวลาเพื่องานดี ชีวิตปัง

ถ้าบริหารเวลาเป็นก็ส่งผลโดยรวมต่อชีวิตด้านอื่นๆไปด้วย มาดูวิธีบริหารเวลาให้ได้อย่างมืออาชีพ

1.ตั้งเป้าหมายให้ถูก
ตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจน ที่สามารถทำได้จริงและวัดผลได้ เพราะถ้าตั้งเป้าหมายที่ไกลเกินไปหรือยากเกินไป จะทำให้เกิดความรู้สึกท้อจนไม่อยากทำ โดยเป้าหมายที่ดีควรใช้หลัก SMART ที่หมายถึง

S : Specific เฉพาะเจาะจง

M : Measurable วัดผลได้

A : Achievable บรรลุผลได้, สำเร็จได้

R : Realistic สมเหตุสมผล สอดคล้องกับความเป็นจริง

T : Timely กำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน

2.จัดลำดับความสำคัญอย่างฉลาด
เวลาจัดลำดับงานควรจะอิงตามความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน เพื่อชั่งน้ำหนักว่าเราควรจะทำงานไหนก่อนหลัง ซึ่งสามารถอ้างอิงตามหลักกฎของไอเซนฮาวส์ (The Eisenhower Box) ก็คือ : 

Urgent and important : งานที่ทั้งด่วนและสำคัญ เป็นงานที่คุณต้องรีบตัดสินใจทำทันที
Important, but not urgent : งานสำคัญแต่ไม่ด่วน งานที่สามารถเลื่อนไปทำหลังจากงานด่วนได้ 
Urgent, but not important : งานด่วนแต่ไม่สำคัญ งานที่สามารถกระจายไปให้คนอื่นทำได้
Neither urgent not important : งานที่ไม่ด่วนและไม่สำคัญ งานที่คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทำ

3.กำหนดระยะเวลาทำงาน
ข้อดีสำหรับการกำหนดเวลาในการทำงานคือ ช่วยให้โฟกัสงานได้ดีขึ้น ทำงานออกมาได้มีประสิทธิภาพ และมีพลังใจในการทำงานมากขึ้น เพราะเรารู้ว่าจะใช้เวลามากน้อยแค่ไหน ที่สำคัญอีกอย่างคือ ถ้าเราทำงานตามเวลาที่กำหนดไว้ หากเกิดปัญหาหรือเหตุฉุกเฉินขึ้น ก็ยังมีเวลาเผื่อสำหรับการแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที โดยไม่ต้องแก้ปัญหาอย่างฉุกละหุกทำให้งานออกมาไม่ดีได้

4.พักเบรกระหว่างงาน
หากมีรายการสิ่งที่ต้องทำเยอะมาก สิ่งสำคัญอีกอย่างที่ควรมีก็คือการหาเวลาพักเบรก เพราะถ้าทำตามลิสต์ไปเรื่อยๆแบบไม่มีหยุดพักเลย จะยิ่งยากต่อการโฟกัสและหมดแรงใจในการทำงานต่อได้ง่าย แบ่งช่วงเวลาไว้พักเบรกบ้างก็ช่วยให้สมองปรอดโปร่ง เป็นการ Refresh ตัวเองสำหรับจัดการงานในลำดับต่อไป โดยอาจแบ่งช่วงเวลาไว้สำหรับการงีบหลับช่วงสั้นๆ ออกไปเดินเล่นสักพักหรือการทำสมาธิ

5.จัดระบบชีวิตตัวเองในภาพใหญ่
วิธีจัดระเบียบชีวิตให้ดีขึ้นก็คือการหมั่นอัพเดทปฏิทินหรือตารางงานอยู่เสมอ เพื่อเช็คว่ามีงานสำคัญไหนบ้างที่ต้องจัดการให้เสร็จ ประเมินงานของสัปดาห์ต่อไปและเดือนต่อๆไป โดยระบุ Deadlines ของแต่ละโปรเจกต์ แบ่งเป็น Tasks ย่อยๆเพื่อให้ง่ายต่อการทำให้เสร็จ และวางแผนในแต่ละวันว่าวันไหนเหมาะที่จะทำงานอะไร เพราะบางงานอาจต้องประสานงานกับคนอื่นๆ ที่อาจว่างไม่ตรงกับเรา จึงต้องวางแผนเอาไว้เพื่อไม่ให้กระทบกับงานอื่นๆที่ตามมา

6.ตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้ง
คนที่บริหารเวลาเป็นคือคนที่รู้ว่างานไหนควรทำและงานไหนควรตัดออก และสามารถแยกแยะได้ว่างานไหนควรค่าต่อเวลาของคุณ และงานไหนที่ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทำ หรือสามารถกระจายงานให้คนอื่นทำได้  โดยเราสามารถแบ่งงานออกเป็น 2 ประเภทใหญ่คือ

งานด่วน คือ งานที่ต้องรีบตัดสินใจในเวลาอันสั้น แต่ไม่ได้สำคัญและไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการทำหรือในการคิดมากนัก มันก็คืองาน Daily task ที่มี deadline และต้องทำทุกวันนั่นเอง หากไม่รีบทำก็จะไฟลนก้น ซึ่งถ้านำไปคิดในเชิงเป้าหมายระยะยาวแล้ว งานด่วนมีนัยยะสำคัญค่อนข้างน้อย เพราะไม่ได้ส่งผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่มากเท่าไหร่นัก
งานสำคัญ คือ งานที่ไม่ต้องรีบทำก็ได้แต่เป็นงานที่ส่งผลต่อเป้าหมายของคุณมากที่สุด ซึ่งต้องใช้เวลาโฟกัสมากเป็นพิเศษ ไม่ใช่งานที่สามารถทำเสร็จภายในวันเดียว อาจเรียกได้ว่าเป็น Deep Work ที่ต้องอาศัย Systematic Thinking และต้องอาศัย Passion และความกระตือรือร้น เป็นงานที่คุณเป็นคนคิดและลงมือทำเอง และผลลัพธ์ของมันจะ Impact มาก

7.วางแผนล่วงหน้า
เริ่มต้นทุกๆวันด้วยโฟกัสที่ชัดเจนว่าวันนี้คุณต้องทำอะไรบ้าง มีงานไหนที่ต้องทำให้เสร็จ โดยทำให้มันกลายเป็นนิสัยและกิจวัตรประจำวัน โดยอาจจดเป็น To-do list เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับวันต่อไป ให้การบริหารเวลาและจัดระเบียบชีวิตดียิ่งขึ้นตามลำดับ

BY : NOOK
ที่มา : https://tuxsablog.skilllane.com