ระบบการบริหารคลังสินค้าคืออะไร มีไว้ทำอะไร?

ในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ผู้ประกอบการจำเป็นต้องอยู่เหนือเกมการแข่งขัน สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ไม่อาจมองข้ามได้คือ Smart Warehouse ที่มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การจัดหาวัตถุดิบไปจนถึงการส่งมอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย เพราะการจัดเก็บสิ่งของเหล่านี้มีความสำคัญต่อกระบวนการและมีบทบาทสำคัญในด้านโลจิสติกส์ นี่คือจุดที่ระบบการบริหารคลังสินค้า(WMS) ได้เข้ามามีบทบาท ช่วยขจัดปัญหาคอขวดอย่างอุปทานที่ผันผวนและความล่าช้า
อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะเจาะลึกลงไปในความซับซ้อนของระบบบริหารคลังสินค้า เรามาสร้างความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับแง่มุมพื้นฐานของคลังสินค้ากันดีกว่า
                                                                                                                                                           

ระบบบริหารคลังสินค้าคืออะไร?
ระบบบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management System) หมายถึงการควบคุมการปฏิบัติงานต่าง ๆ ภายในคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ โดยเกี่ยวข้องกับการกำกับดูแลและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสินค้าคงคลัง การจัดเก็บ การหยิบ การบรรจุ และการขนส่งสินค้า เป้าหมายหลักของการบริหารจัดการคลังสินค้าคือเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมอยู่ในสถานที่ที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ช่วยลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดตลอดห่วงโซ่อุปทาน
หลักการบริหารคลังสินค้า
ก่อนจะเป็น Smart Warehouse ที่สมบูรณ์แบบต้องมีระบบบริหารคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้เป็นหลักการสำคัญสามประการ
                                                                                                                                                                       1. การเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรและเค้าโครง
การจัดผังคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งสำคัญ ออกแบบแผนผังชั้นวาง เพื่อลดเวลาในการเดินทางในการหยิบ บรรจุ และจัดเก็บสินค้า 
ใช้ระบบการจัดหมวดหมู่และการติดฉลากเชิงตรรกะสำหรับรายการสินค้าคงคลังเพื่อช่วยให้ระบุและเรียกค้นได้ง่าย
ใช้พื้นที่อย่างชาญฉลาดโดยการใช้ชั้นวาง หรือระบบจัดเก็บแบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มความจุสูงสุด
                                                                                                                                                                          2. การจัดการและควบคุมสินค้าคงคลัง
รักษาบันทึกสินค้าคงคลังที่ถูกต้องผ่านการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการระบบบริหารคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพ
ดำเนินการอย่างรอบคอบเป็นประจำและเช็กยอดสินค้าคงคลังเพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนและหลีกเลี่ยงสถานการณ์สินค้าล้นสต็อก
ใช้เทคนิคการคาดการณ์สินค้าคงคลัง เพื่อประเมินความต้องการและปรับระดับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม

3. เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการปฏิบัติงาน
ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคลังสินค้าโดยการสร้างขั้นตอนการรับ การจัดเก็บ การหยิบ และการจัดส่งที่มีประสิทธิภาพใช้เทคนิคการจัดการแบบลีนเพื่อลดของเสีย ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวมใช้เทคโนโลยี เช่น เครื่องสแกนบาร์โค้ด RFID (การระบุความถี่วิทยุ) หรือ WMS (ระบบการบริหารจัดการคลังสินค้า) เพื่อทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติและปรับให้เหมาะสมที่สุด
ประเภทของระบบบริหารคลังสินค้า
ระบบบริหารคลังสินค้ามีหลายประเภท โดยแต่ละประเภทจะตอบสนองความต้องการเฉพาะและข้อกำหนดในการปฏิบัติงานภายในคลังสินค้า ต่อไปนี้คือระบบการจัดการคลังสินค้าประเภททั่วไปบางประเภท
WMS แบบสแตนด์อโลน บริหารคลังสินค้าแบบสแตนด์อโลนทำงานอย่างเป็นอิสระและไม่ได้รวมเข้ากับระบบอื่น ๆ เช่น ERP (การวางแผนทรัพยากรองค์กร) โดยมุ่งเน้นที่การดำเนินงานคลังสินค้าเพียงอย่างเดียว โดยมีฟังก์ชันต่าง ๆ เช่น การติดตามสินค้าคงคลัง การหยิบคำสั่งซื้อ การบรรจุ และการจัดส่ง
WMS ที่รวม ERP บริหารคลังสินค้าจำนวนมากถูกรวมเข้ากับระบบ ERP ที่กว้างขึ้น ระบบเหล่านี้รวมฟังก์ชัน WMS เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ เช่น การบัญชี ทรัพยากรบุคคล และการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ การบูรณาการนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการไหลเวียนของข้อมูลระหว่างแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กรอย่างราบรื่น
WMS บนคลาวด์  โซลูชันบริหารคลังสินค้าบนคลาวด์นั้นโฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลและเข้าถึงได้ผ่านทางอินเทอร์เน็ต นำเสนอความสามารถในการปรับขนาด ความยืดหยุ่น และการเข้าถึงได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ระบบบนคลาวด์มักมาพร้อมกับโมเดลการสมัครรับข้อมูล ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการลงทุนโครงสร้างพื้นฐานล่วงหน้า

ประโยชน์ของระบบบริหารคลังสินค้า
ระบบบริหารคลังสินค้ามีความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินงานคลังสินค้าสมัยใหม่ โดยเฉพาะในบริบทของระบบอัตโนมัติ ดังนี้

1. ลดต้นทุนการดำเนินงาน
ระบบบริหารคลังสินค้าที่ดีช่วยลดต้นทุนแรงงานได้อย่างมากโดยทำให้งานต่าง ๆ เป็นแบบอัตโนมัติ เช่น การติดตามสินค้าคงคลังและการดึงสินค้า ประสิทธิภาพนี้ช่วยลดความจำเป็นในการใช้กำลังคนส่วนเกิน และลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง เช่น การจัดส่งผิดพลาดหรือการนับสินค้าคงคลัง ผิดพลาด
                                                                                                                                                                        2. ปรับปรุงความถูกต้องของสินค้าคงคลัง
ด้วยการติดตามแบบเรียลไทม์และการจัดการสต็อกอัตโนมัติ ระบบบริหารคลังสินค้าจะรักษาความถูกต้องของสินค้าคงคลังในระดับสูง ความแม่นยำนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการหลีกเลี่ยงการสต๊อกสินค้ามากเกินไป (ซึ่งผูกกับเงินทุน) และสินค้าค้างสต็อก (ซึ่งอาจนำไปสู่การสูญเสียยอดขาย)
                                                                                                                                                                       3. ปรับปรุงความเร็วและความแม่นยำในการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ
ด้วยการปรับปรุงกระบวนการหยิบและบรรจุให้มีประสิทธิภาพ ระบบบริหารคลังสินค้าช่วยให้มั่นใจได้ว่าการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อจะเร็วขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด สิ่งนี้ส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจและการรักษาลูกค้า ซึ่งเป็นตัวขับเคลื่อนสำคัญของรายได้
                                                                                                                                                                          4. อำนวยความสะดวกในการเพิ่มประสิทธิภาพที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
ระบบบริหารคลังสินค้าให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้ในการปฏิบัติงานของคลังสินค้า ช่วยให้ผู้จัดการสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลรอบด้านเพื่อเพิ่มผลผลิตและลดของเสีย รวมถึงการจัดสรรแรงงาน การจัดซื้อสินค้าคงคลัง และการปรับปรุงกระบวนการ
                                                                                                                                                                       5. ความสามารถในการปรับขนาด
เนื่องจากความต้องการทางธุรกิจมีความผันผวน การบริหารที่มีประสิทธิภาพของคลังสินค้าจะช่วยปรับตัวได้อย่างราบรื่น โดยจัดการกับปริมาณการสั่งซื้อที่เพิ่มขึ้นหรือการเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลังซึ่งไม่จำเป็นต้องเพิ่มทรัพยากรหรือแรงงานตามสัดส่วน
                                                                                                                                                                       6. การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการรายงาน
ด้วยการรักษาบันทึกที่ถูกต้องและอำนวยความสะดวกในการรายงานที่ง่ายดาย ระบบบริหารคลังสินค้าช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนด กฎระเบียบ ลดความเสี่ยงของความล้มเหลวทางกฎหมายหรือการปฏิบัติงานที่มีค่าใช้จ่ายสูง
                                                                                                                                                                       7. การบูรณาการกับระบบธุรกิจอื่น ๆ
ความสามารถในการบูรณาการกับ ERP, CRM และเครื่องมือห่วงโซ่อุปทานอื่น ๆ หมายความว่า ระบบบริหารคลังสินค้าสามารถซิงโครไนซ์การดำเนินธุรกิจทั้งหมด เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยรวม                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           BY : Tonkla

ที่มา : aei-solution.com