10 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย

          หลายๆบริษัทคงจะคุ้นเคยกับการใช้ Excel Spreadsheet ที่เคยใช้กันมาอย่างยาวนานและยังใช้งานได้ดีอยู่อย่างแน่นอน แถมในอดีตมันคือเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำให้ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นในบริษัท แต่เมื่อเวลาผ่านไป ก็มีเครื่องมือใหม่ๆ มากมาย ก็คือ ระบบ CRM หรือ The Revenue Acceleration Platform ที่เป็นโปรแกรมบริหารงานขายอัจฉริยะสำหรับธุรกิจ B2B ของ Wisible โปรแกรมที่ให้คุณได้มากกว่าการเป็นเพียงแค่ CRM 

อะไรคือเหตุผลที่ไม่ควรใช้งาน Excel Spreadsheet?

1.ข้อมูลดีลสำคัญหายได้ง่ายๆ

          ถ้าเกิดมี Deal ใหญ่ที่มีผู้ใหญ่อุตส่าห์ใช้คอนเนคชั่นหามาให้ได้และส่งให้พนักงานขายไปติดต่อลูกค้า แล้วปรากฎว่าเผลอลบออกจาก Excel ไป จะด้วยความตั้งใจ (เพื่อจะได้ไม่ถูกตามความคืบหน้า) หรือไม่ตั้งใจก็ตาม แต่บริษัทก็ได้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจอันสำคัญไปเรียบร้อยแล้ว ซึ่งปัญหานี้จะไม่เกิดหากเราใช้ระบบ Sales CRM ที่จะจัดเก็บข้อมูลและป้องกันการลบหรือแก้ไขจากผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต และหากมีแก้ไขก็สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ (Audit) ว่าใครที่เป็นคนทำการแก้ไขข้อมูลดังกล่าว

2.ข้อมูลถูกเก็บกระจัดกระจายหลายที่

          ข้อมูลติดต่อลูกค้าอาจจะเก็บอยู่ในสมุดนามบัตรของพนักงานคนนึง อีเมลที่ลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้ออยู่อาจจะอยู่ในโฟลเดอร์ของระบบอีเมลจากอีกคนนึง ไฟล์ใบเสนอราคาล่าสุดอาจจะอยู่ใน Google Drive ของทีมซับพอร์ตอีกคนนึง โน๊ตที่จดไว้ว่าลูกค้าขอแก้ไขใบสั่งซื้ออาจจะอยู่สมุดอีกเล่มนึง ซึ่งสิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในชีวิตประจำวันของทีมขาย ซึ่ง Excel ไม่สามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ที่เดียวได้ ทำให้ยากต่อการค้นหาและการทำงานร่วมกันเป็นทีม ซึ่งการใช้ระบบ Sales CRM จะสามารถรวบรวมข้อมูลไว้ได้ที่เดียว ไม่จำเป็นต้องรอการส่งไฟล์กันไปมา

3.สร้างรายงานขายแต่ละครั้งช่างยากเย็น

          หลายองค์กรต้องมีมอบหมายให้คนหนึ่งคนทำหน้าที่รวบรวม Sales Pipeline จากทีมขายทุกคน อาจจะสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้ง ซึ่งรวมไฟล์แต่ละครั้งก็ต้องใช้เวลาหลายวัน ไหนจะต้องคอยติดตามให้ทีมขายทุกคนส่งข้อมูลมา และเนื่องจากข้อมูลถูกเก็บอยู่อย่างกระจัดกระจายและไม่เป็นมาตรฐานใน Excel ซึ่งถูกใช้และแก้ไขมาเรื่อยๆ โดยคนหลายๆคนทำให้รูปแบบเนื้อหาต่างๆยากต่อการนำมารวมกันและทำให้ถูกต้อง และยังต้องเป็นแพทเทิร์นมาตรฐาน เพื่อนำมาสร้างรายงานการขายอีกด้วย

4.ไม่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้เมื่อข้อมูลถูกแก้ไข

          พบบ่อยที่สุดคือมูลค่า Deal ตอนเข้ามาอยู่ใน Sales Pipeline แรกๆมูลค่ามักจะสูง แต่พอเวลาผ่านไปพอเซลส์เห็นท่าไม่ดี ก็เริ่มลดมูลค่า Deal ลงด้วยการเข้าไปเปลี่ยนแปลงตัวเลขซะเลย  (วันแรกบอก 5 แสน ถึงวันปิดการขายเหลือ 5 หมื่น) ซึ่งก็สามารถทำได้ง่ายและยากต่อการตรวจสอบ ซึ่งมักจะถูกเปลี่ยนแปลงไป ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถคาดการณ์ยอดขายและกระแสเงินสดได้อย่างถูกต้อง ซึ่งส่งผลต่อสภาพคล่องทางการเงินของธุรกิจ

5.ไม่รู้เลยว่ามีกิจกรรมอะไรขึ้นในดีลบ้าง

          เราจะทราบเพียงข้อมูลล่าสุดที่ทีมขายกรอกเข้ามาเท่านั้น ว่ากิจกรรมที่เกิดขึ้นกับ Deal นั้นคืออะไร ตัวอย่างเช่น ทางเซลส์อาจจะเขียนไว้ว่า ดีลนี้กำลังเจรจาต่อรองราคา ซึ่งทางผู้บริหารก็จะทราบเพียงแค่นั้นและจะทราบความคืบหน้าอีกครั้งก็ต่อเมื่อเซลส์มีการอัพเดทข้อมูลอีกครั้งหนึ่ง ซึ่งอาจผ่านไปอีก 2 สัปดาห์หรืออาจนานกว่านั้น หากเราทราบว่าเมื่อเจรจาต่อราคากันแล้ว ลูกค้าต้องการราคาที่เท่าไหร่ เซลส์เสนอราคาไปล่าสุดเมื่อไหร่ ลูกค้าต่อรองกลับมาหรือยัง ต่อกลับมาว่าอย่างไร มีการประชุมเรื่องราคากับลูกค้าไปแล้วกี่ครั้ง มีผู้มีอำนาจในการตัดสินใจของลูกค้าเข้าด้วยไหม ข้อมูลเหล่านี้ Spreadsheet ไม่สามารถตอบได้

6.รวบรวม Sales Pipeline แต่ละครั้งช่างลำบากและนาน

          สมมติถ้าบริษัทมีเซลส์สัก 10 คน นั่นหมายความในการรวบรวม Sales Pipeline ในแต่ละครั้งก็คือการรวมไฟล์ Excel Spreadsheet 10 ไฟล์จากคน 10 คน ที่ฟอร์แมตของข้อมูลอาจจะถูกเปลี่ยน ทำให้การรวมกันทำได้อย่างยากลำบาก และเมื่อรวมเสร็จก็ต้องตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ถึงแม้จะมีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล แต่ทางผู้รวบรวม (มักจะเป็น Manager ไม่ก็ Sales Admin) ก็ยากจะที่ตรวจสอบได้

7.การทำงานร่วมกันแบบทีมทำได้ยาก

          ถ้าเป็น Excel นี่ลืมไปได้เลย แต่ถ้าเป็น Google Sheet ก็ยังมีความสามารถในการแชร์ข้อมูลและสิทธิ์ในการแก้ไขข้อมูลได้ ซึ่งก็เป็นทั้งข้อดีและข้อเสีย เพราะการที่เราให้สิทธิ์ทุกคนเข้าถึงไฟล์และแก้ไขได้ ก็ทำให้มีความเสี่ยงเรื่องความสูญเสียข้อมูล ข้อมูลถูกเปลี่ยนแปลงจากบุคคลที่ไม่ควรมีสิทธิ์แก้ไขหรือเห็นข้อมูล (ส่วนที่ไม่ควรเห็น) ได้ รวมไปถึงการมอบหมายงาน รับส่งงานกัน การติดตามงานที่ได้รับมอบหมายที่เกี่ยวข้องกับ Deal สิ่งเหล่านี้ไม่สามารถทำได้บน Spreadsheet

8.ข้อมูลทุกอย่างต้องกรอกด้วยมือ

          เซลส์ควรใช้เวลากับงานขาย ไม่ใช่งานแอดมิน ซึ่งการกรอกข้อมูลทุกอย่างลง Excel ด้วยมือนั้นคือสิ่งที่เสียเวลาเซลส์เป็นที่สุด ซึ่งหากยิ่งต้องให้เซลส์คอยกรอกข้อมูลใส่ Excel ทุกครั้งเมื่อมีการคุยอีเมลกับลูกค้าเพื่ออัพเดทให้หัวหน้าทีมรับรู้ด้วยล่ะก็ ควรจะสามารถจัดการได้ด้วยวิธีอัตโนมัติ เพื่อให้เซลส์ได้ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานขายเพื่อสร้างรายได้ให้กับบริษัท และ Automate งานต่อไป ซึ่งระบบ Sale CRM จะสามารถเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกตรงนี้ขึ้นอย่างมาก เพราะสามารถที่จะตอบกลับลูกค้าอย่างอัตโนมัติและมีการบันทึกข้อมูลอีกด้วย หมดกังวลเรื่องการตอบกลับลูกค้า และฝ่ายเซลส์สามารถโฟกัสกับการขายได้มากยิ่งขึ้น

9.ขาดการแจ้งเตือนข้อมูลสำคัญ

          Excel Spreadsheet เป็นระบบออฟไลน์แถมไม่อัพเดทข้อมูลเรียลไทม์ ถึงแม้จะนั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์ก็ไม่ทราบข้อมูลอัพเดทล่าสุดอยู่ดี นอกเหนือจากนี้ ดีลขายที่สำคัญจำเป็นจะต้องมีระบบแจ้งเตือนเหตุการณ์สำคัญๆ เช่น แจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเส้นตายที่ลูกค้ากำหนดให้ส่งสัญญา หรือเตือนเมื่อลูกค้าผิดการชำระหนี้ ซึ่งมีผลกระทบสูงต่อบริษัท เราจึงต้องการระบบที่สามารถแจ้งเตือนผ่านอีเมล หรือ LINE ได้ เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด

10.ยากต่อการสร้างกระบวนการขายมาตรฐาน

          กระบวนการขายมาตรฐานทำให้การเทรนเซลส์ใหม่นั้นง่ายและรวดเร็ว ด้วยการให้เซลส์ใหม่เรียนรู้จากกระบวนการขายเดิมที่เป็นมาตรฐานที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถปิดการขายได้จริงและมีประสิทธิภาพ ช่วยลดภาระหัวหน้าทีมขายในการที่ต้องเทรนเซลส์ใหม่ทุกครั้ง ซึ่งการที่ Excel Spreadsheet ไม่สามารถเก็บข้อมูลการติดต่อทั้งหมดเอาไว้ได้ ทำให้เซลส์ใหม่ไม่มีแหล่งข้อมูลให้เรียนรู้ ทำให้ต้องใช้เวลานานกว่าที่จะเริ่มเข้าใจกระบวนการขายที่ของธุรกิจ แต่ระบบ Sale CRM จะมีฐานข้อมูลเก่าอยู่และยังสามารถทำการ Convert ได้เลย ไม่จำเป็นต้องสอนใหม่ตั้งแต่ต้น

 

BY : ICE
ที่มา : https://www.wisible.com